Kelembagaan Sistem Informasi:Sistem Perpustakaan

 

Sumber: Pinterest.com

Kelembagaan Sistem Informasi:Sistem Perpustakaan
Oleh Kelompok 7
1. Izmi Unaissah
2. Safina Annaja Putri

A.      Konsep Perpustakaan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, perpustakaan adalah tempat, gedung, ruang yang disediakan untuk pemeliharaam dan penggunaan koleksi pustaka, seperti buku, jurnal, karya tulis ilmiah, dokumen, dan lain sebagainya. Kata perpustakaan sendiri berasal dari pustaka yang berarti kitab atau kumpulan bahan-bahan rujukan yang akan digunakan untuk kegiatan tertentu. Dengan memberikan imbuhan per- dan -an, maka perpustakaan dapat diartikan sebagai suatu tempat yang berisi pustaka atau bahan rujukan yang terdiri dari ragam jenis (mengikuti perkembangan zaman) yang nantinya dapat digunakan untuk kegiatan tertentu.

Seiring berkembangnya waktu, perpustakaan tidak lagi hanya mengoleksi materi pustaka atau bahan rujukan berbentuk fisik, akan tetapi juga berbentuk elektronik yang tersimpan di database online sehingga pembaca atau peminjam dapat mengaksesnya melalui jaringan internet. Dengan melihat hal tersebut, perpustakaan dapat digolongkan sebagai salah satu sistem informasi yang konsepnya cukup mendasar. Konsep ini menunjukkan bahwa apa saja dapat disebut sebagai informasi, tanpa memperhatikan tingkat mekanisme atau bentuk fisik dari informasi tersebut dapat dikelola oleh suatu sistem informasi.

Dalam perkembangannya, perpustakaan memiliki empat tujuan utama, yaitu (1) memberikan kesempatan bagi publik atau masyarakat umum untuk membaca koleksi di perpustakaan, (2) menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat, dan efisien bagi masyarakat, (3) membantu pembaca atau masyarakat umum untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya melalui bidang pustaka dan literasi, (4) bertindak sebagai agen kultural atau perpustakaan merupakan tempat utama dalam pusat kebudayaan dan pustaka untuk pembaca atau masyarakat umum. Misi utama perpustakaan menurut Manifesto Perpustakaan Umum UNESCO (1994) berkaitan dengan informasi, peka terhadap pendidikan dan kebudayaan antara lain:

a.       Menciptakan dan memperkuat kebiasaan membaca di kalangan anak-anak sejak usia dini

b.      Menciptakan individual dan pendidikan formal dan swatindak pada semau tingkatan

c.       Menyediakan akses untuk keperluan keilmuan serta kultural dalam rangka meningkatkan imajinasi serta kreativitas anak-anak atau pembaca

B.    Siklus Kegiatan Perpustakaan

        Dalam pengelolaan perpustakaan, sistem informasi yang ada terbagi menjadi dua, yaitu:

1. Pengindeksan

Pengindeksan merupakan proses yang berkaitan penentuan materi pustaka dari segi fisik dengan menentukan pengarang, judul, penerbit, dan lain-lain. Dalam kegiatan ini terjadi juga proses analisis subjek serta klasifikasi. Hasil dari kegiatan ini adalah temu kembali informasi yang di antaranya terdapat katalog perpustakaan dengan pengatalogan sebagai bahasa di kalangan perpustakaan.

Pengatalogan dilakukan dengan tujuan (1) untuk memungkinkan pemustaka dalam menemukan materi pustaka yang dibutuhkan, (2) untuk menunjukkan karya-karya yang dimiliki perpustakaan, dan (3) untuk membantu dalam pemilihan buku dari berbagai segi yang dibutuhkan. Pengatalogan yang biasa disebut sebagai sistem katalog pada bidang perpustakaan ini terdiri dari dua macam, yaitu (1) sistem katalog berkelas dan (2) sistem katalog berabjad.

2. Temu Kembali Informasi

Kegiatan ini dilakukan oleh pemustaka melalui penelusuran yang ditunjukkan dengan garis putus-putus. Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui materi pustaka apa saja yang dimiliki oleh perpustakaan. Ada beberapa sarana yang dapat digunakan oleh pemustaka dalam kegiatan ini, yaitu bibliografi, katalog, indeks, bahkan search engines atau mesin cari yang disediakan oleh perpustakaan

C.     Struktur Organisasi

Secara umum, struktur organisasi pada perpustakaan dibagi berdasarkan kegiatan pokoknya, yaitu:

1. Pimpinan Perpustakaan, bertugas memimpin seluruh kegiatan yang dilakukan di perpustakaan.

2. Unit Pengadaan Bahan Koleksi, bertugas melakukan kegiatan pengadaan bahan koleksi berupa buku, penerbitan berkala, penerbitan pemerintah, laporan penelitian, petam surat kabar, dan lain-lain.

3. Unit Pengolahan Bahas Koleksi, bertugas melakukan kegiatan pengolahan, pemprosesan bahan koleksi agar nantinya menjadi koleksi siap pakai.

4.  Unit Pelayanan Sirkulasi, bertugas melakukan kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian koleksi.

Unit Pelayanan Administrasi, bertugas melakukan kegiatan penunjang bantuan bagi seluruh kegiatan yang ada, terutama pada kegiatan yang berkaitan dengan dana perpustakaan.

D.    Arsitektur Gedung

    Sesuai dengan tujuan penyelenggaraan perpustakaan yang telah ditentukan instansi penaungnya, maka fungsi/tugas perpustakaan akan berbeda antara satu dengan yang lain sesuai dengan jenis perpustakaan tersebut. Fungsi dan tugas yang diemban oleh perpustakaan akan menentukan kegiatan yang dilaksanakannya. Kegiatan yang dilaksanakan membutuhkan ruangan dalam pelaksanaan pekerjaan tersebut.

    Hal ini akan menentukan susunan dan luas ruangan dalam pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Hal ini akan menentukan susunan dan luas ruangan yang dibutuhkan dalam gedung (ruang perpustakaan). Hal ini juga akan memengaruhi desain gedung/ruang perpustakaan yang dibutuhkan baik bentuk dan luasnya. untuk mencapai tujuan dan terlaksananya fungsi perpustakaan.

Agar masyarakat segera mengetahui keberadaan perpustakaan, maka penempatan perpustakaan perlu memilih lokasi yang strategis, di samping itu perlu mempertimbangkan bahwa perpustakaan sering berhubungan dengan lembaga lain. Oleh karena itu dalam perencanaan tata letak perlu dipertimbangkan desain pintu utama, kelenturan, kesederhanaan desain, raut gedung, perluasaan otomasi, dan area pengembangan. 

    a.       Pintu Utama

Letak perpustakaan hendaknya memiliki pintu utama agar para pemustaka nantinya tidak perlu mencari di mana letak pintu utama atau masuk/keluar.

    b.      Kelenturan

Kelenturan yang dimaksud ialah perpustakaan diharapkan mampu mengikuti perubahan-perubahan ataue perkembangan zaman dalam rangka meningkatkan kenyamanan para pemustaka karena biasanya akan dilakukan survei singkat mengenai arsitektur bangunan.

    c.       Kesederhanaan Desain

Idealnya perpustakaan memiliki tampakan megah agar mudah diketahui dari kejauhan, akan tetapi pemikiran tersebut perlu mempertimbangkan perencanaan yang baik dengan kualitas yang tinggi, fungsi yang efektif, dan prinsip kesederhanaan. Secara garis besar, setiap inchi dari bangunan perpustakaan perlu memiliki nilai fungsi agar bangunan tersebut tetap terlihat megah dan memiliki nilai fungsi.

    d.      Raut Gedung

Dalam perencanaan gedung perpustakaan perlu mengadopsi kepentingan pemustaka yang menderita cacat netra maupun invalid. Perlunya penyediaan fasilitas yang memungkinan para pemustaka berkebutuhan khusus mampu mencapai koleksi ataupun pelayanan tanpa haruus merepotkan orang lain.

    e.       Perluasan Otomasi

Otomasi perpustakaan merupakan tuntunan tersendiri yang perlu diantisipasi dengan perencanaan yang matang. Untuk itu perlu dipikirkan tentang:

1)      Ruang audio visual yang baik

2)      Fasilitas yang mendukung pemasangan kabel-kabel agar lebih aman

3)      Pemasangan meja, kursi, lemari, dan lain-lainnya seperti perangkat pendukung yang benar sesuai dengan fungsinya

    f.        Area Pengembangan

Perencanaan gedung perpustakaan hendaknya melibatkan perkembangan teknologi yang ada agar nantinya dapat mengantisipasi perkembangan minimal 10 tahun mendatang.

E.     Arsitektur Perpustakaan Masa Depan

Perpustakaan berupaya untuk tetap mengikuti arus perkembangan dengan tetap memerhatikan fungsi dari perpustakaan, yaitu edukasi, informasi, riset, rekreasi, publikasi, deposit, dan interpretasi (Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, 2004:3). Perpustakaan di masa depan memerlukan rekonstruksi baik dari segi desain sampai kepada peran pustakawan dalam rangka meningkatkan pengelolaan di era perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Rekonstruksi yang dapat dilakukan salah satunya ada pada arsitektur atau desain interior perpustakaan. Menurut Sasongko (1996: 8-9), desain interior adalah cabang dari displin ilmu arsitektur yang berkaitan dengan kebutuhan fungsi pemakai dalam suatu bangunan berupa pemecahan masalah objektif yang mengacu pada kebenaran sistem pengelolaan ruang dengan menyesuaikan fungsi ruang tersebut sehingga memberikan kenyamanan, keamanan, kemudahan dalam pemeliharaan, memberikan keuntungan, dan tetap memiliki nilai estetika.

Dalam membangun desain yang ideal untuk perpustakaan masa depan, konstruksi perlu memerhatikan tujuh kriteria dasar yang dapat dijadikan acuan dalam perencanaan dan penggambaran desain perpustakaan, yaitu:

1.      Fleksibel

2.      Kekompakan bentuk

3.      Mudah diakses

4.      Mudah dikembangkan

5.      Beragam/variasi

6.      Terorganisir

7.      Nyaman

Berbicara mengenai masa depan, maka perpustakaan juga harus memerhatikan pelayanan yang akan diberikan. Dengan berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi, pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan haruslah mulai berbasis e-learning atau teknologi. Pada perpustakaan masa depan, pemanfaatan teknologi di bidang arsitektur sangatlah dibutuhkan karena dapat memudahkan pemustaka dalam mengakses layanan-layanan serta dapat meningkatkan kualitas layanan. Layanan yang dapat diberikan dengan melakukan pemanfaatan teknologi antara lain, yaitu:

a.       Layanan koleksi digital

b.      Layanan audio visual

c.       Learning common

d.      Maker space/co-working space

e.       Layanan bantuan pemustaka

f.        Fasilitas peminjaman e-readers

g.      Layanan konten e-readers

F.     Kerangka Kerja Tata Kelola Perpustakaan

1.      Memahami Tata Kelola pada Amikom Resource Center

Pada tahap ini akan dilakukan wawancara dengan diskusi terhadap kepala bagian Amikom Resource Center dan koordinator ICT agar mendapatkan data akurat tentang tata kelola layanan TI untuk mengukur untuk mengukur tingkat kapabilitas dari ruang lingkup evaluasi manajemen risiko.

2.      Literatur serta Pemilihan Framework

Tata kelola TI studi literatur dilakukan untuk mencari referensi terkait manajemen risiko dan implementasi COBIT 5. Referensi tersebut merupakan penelitian-penelitian yang sudah lebih dahulu dilakukan dan akan digunakan sebagai acuan dalam penelitian.

3.      Pemilihan Proses Berdasarkan Relevansi terhadap Masalah

Menjabarkan kondisi dan perencanaan dari Amikom Resource Center, gambaran umum kondisi terkini, visi misi sebagai tujuan organisasi, mendeskripsikan kondisi terkini dari layanan TI yang nantinya akan diterapkan melalui proses pada COBIT 5.

4.      Penentuan Responden berdasarkan RACI

Menentukan responden sesuai dengan ketentuan dari RACI chart berdasarkan tugas dan wewenang calon responden.

5.      Pengukuran Tingkat Kapabilitas Proses COBIT 5

Mengukur tingkat kapabilitas dengan menganalisis penilaian tingkat kapabilitas berdasarkan domain proses APO12 pada kerangka kerja COBIT 5.

6.      Penentuan Sasaran Tingkat Kapabilitas Proses COBIT 5

Target tingkat kapabilitas ditentukan dengan melakukan observasi dan wawancara terhadap koordinator ICT Amikom Resource Center terkait proses yang ingin dicapai untuk menghasilkan target tingkat kapabilitas.

7.      Analisis Kesenjangan serta Prioritas Proses COBIT 5

Data yang telah didapatkan dianalisis kesenjangannya terhadap tingkat kapabilitas proses-proses layanan TI yang digunakan.

8.      Saran Hasil Analisis

Setelah menganalisis data yang sudah didapatkan, maka tingkat kapabilitas beserta atribut-atribut yang disyaratkan telah diketahui, jika belum dapat atribut tersebut belum dapat dipenuhi maka akan dibuat best practice yang mengacu pada kerangka kerja COBIT 5.

9.      Kesimpulan dan Saran

Hasil dari analisis yang telah dilakukan akan menghasilkan kesimpulan yang merupakan hasil dari penelitian. Hasil yang didapatkan yaitu tingkat kapabilitas sesuai dengan proses COBIT 5 dan rekomendasi terhadap organisasi sesuai dengan hasil analisis. Saran penelitian nantinya akan ditujukan kepada peneliti selanjutnya dengan mempertimbangkan kekurangan yang terdapat pada penelitian.

G.     Pengukuran Kinerja

Dalam pelaksanaan kegiatan manajemen modern, diperlukan pengukuran kinerja yang sesuai dan berlaku baik secara nasional maupun internasional. Oleh karena itu terbitnya ISO 11620 yang memuat pedoman mengenai pengukuran indikator kinerja perpustakaan mendapat sambutan hangat di bidang perpustakaan.

ISO 11620 menyediakan indikator dan ukuran dalam penerapan parameter hasil capaian program, investasi dan akuisisi yang dilakukan perpustakaan, termasuk dengan bukti statistik untuk menentukan tingkat kemajuan suatu organisasi dalam meraih tujuannya.

ISO 11620 mengukur kinerja perpustakaan dengan empat kelompok terbesar, yaitu:

1.      Sumber daya perpustakaan, akses, dan infrastruktur

2.      Penggunaan

3.      Efisiensi

4.      Produktivitas staf dalam memproses media

H.     Jaringan Pada Lembaga Perpustakaan

Jaringan atau kerja sama pada perpustakaan ada pada proses penggabungan yang bertujuan untuk memberikan atau meningkatkan pelayanan pada perpustakaan. Selain itu, jaringan informasi terdiri dari kelompok perorangan yang saling bertukar informasi dalam berbagai bentuk yang dilaksanakan secara teratur, berbasis, dan terorganisir. Jaringan informasi tumbuh atas dasar kebutuhan perorangan atau badan untuk memudahkan pelayanan informasi. Pembentukan, pengembangan, dan pelaksanaan jaringan informasi tidaklah mudah. Oleh karena itu, dalam pemeliharannya diperlukan kesadaran, pengorbanan, dan keikhlasan.

Perguruan tinggi merupakan jenis perpustakaan yang berpotensial untuk tumbuh menjadi suatu jaringan informasi dengan mengingat beberapa hal, yaitu:

a. Tidak ada sebuah perpustakaan yang mempunyai koleksi lengkap walaupun perpustakaan itu hanya mengkhususkan pada suatu subjek keimuwan saja.

b.      Ledakan informasi terlalu cepat, sehingga dalam memperoleh informasi mutakhir tidak mudah bila individu terisolir oleh perpustakaan itu sendiri.

c.       Pada sebuah jaringan akan bisa menghimpun kekuatan yang lebih besar.

Berikut beberapa jaringan informasi yang telah terbentuk di Indonesia, yaitu:

1.      Bidang IPTEK dengan koordinatornya PDII-LIPI

2.      Bidang Biologi dan Pertanian dengan koordinatornya PUSTAKA

I.      Perpustakaan Masa Depan

Mengikuti perkembangan zaman yang sudah memasuki era 4.0 dalam bidang teknologi, perpustakaan berupaya untuk tetap menjadi suatu lembaga yang terus berkembang dengan mengikuti arus perkembangan zaman.

Library 4.0 atau dapat disebut sebagai perpustakaan masa depan merupakan perkembangan yang melibatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam pengelolaan perpustakaan, layanan, serta perilaku pemustaka. Dengan memfokuskan pelayanan berbasis teknologi, keberadaan koleksi tercetak kemungkinan akan berjumlah tidak banyak, akan tetapi koleksi pada perpustakaan masa depan akan didominasi oleh koleksi digital dengan pemustaka dapat mengakses koleksi tersebut secara cepat, tepat, dan efisien.

Keberadaan perpustakaan sebagai sumber informasi saat ini memang tidak menjadi pusat atau tempat utama perolehan sumber tersebut, akan tetapi perpustakaan berusaha untuk mengikuti arah perkembangan yang mana perpustakaan bukan lagi sebagai tempat atau bangunan yang menyimpan informasi, namun sebagai tempat atau bangunan yang memiliki berbagai fungsi bagi para pengunjung di masa kin dan masa mendatang. Oleh karena itu, perkembangan teknologi menjadi salah satu faktor dalam perwujudan perpustakaan masa depan. Hal ini dilakukan dengan proses digitalisasi koleksi dan pelayanan untuk meningkatkan proses pelayanan dan mendukung pengelolaan koleksi perpustakaan.

Perangkat-perangkat yang dapat digunakan sebagai pendukung untuk membangun perpustakaan masa depan antara lain, yaitu:

a.       Komputer

Diperlukan untuk menerima dan mengolah data menjadi informasi secara lebih cepat dan tepat. Perangkat ini akan digunakan untuk menyimpan data koleksi buku, data anggota perpustakaan, dan OPAC (Online Public Acces Catalogue) yang memudahkan pemustaka dalam mencari informasi koleksi tanpa harus mencari secara langsung (bertanya kepada pustakawan).

b.      Internet

Perangkat ini diharapkan dapat menjadi peranti untuk mengakses informasi multimedia dari internet, serta sebagai sarana telekomunikasi dan distribusi informasi. Koneksi internet dapat juga dimanfaatkan untuk membuat homepage perpustakaan dalam rangka menyebarluaskan katalog dan informasi.

c.       Software

Software digunakan untuk mempermudah penyajian informasi dalam rangka mendukung pelayanan perpustakaan. Software yang digunakan dapat berbasis offline maupun online yang berbentuk open source. Beberapa software yang dapat digunakan di antaranya Athenaeum Light, Freelib, Senayan Open Source Library Management System, dan Weblis.