Perencanaan Strategis Pada Sistem Tata Kelola Informasi

Sumber: Pinterest.com

Perencanaan Strategis Pada Sistem Tata Kelola Informasi

Oleh kelompok 7

1. Bella Oktavani Manihuruk 
2. Izmi Unaissah

A.      Pengertian Renstra

Ada suatu pernyataan “siapa yang gagal membuat rencana maka ia merencanakan kegagalan”. Perencanaan dapat dikatakan sebagai proses yang melibatkan penentuan sasaran dan tujuan organisasi, menyusun strategi menyeluruh agar dapat mencapai sasaran yang ditetapkan dan mengembangkan hierarki rencana secara menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan. Strategi dapat didefinisikan sebagai satu rangkaian tindakan -tindakan terpadu yang menjadi alat untuk meningkatkan keberhasilan dan kekuatan jangka panjang sebuah perusahaan dalam mencapai keunggulan bersaing.

Rencana Strategis adalah proses membayangkan keadaan masa depan yang diinginkan organisasi, mengembangkan tujuan bisnis yang harus dicapai untuk maju ke arah itu, dan kemudian menentukan langkah-langkah dan tonggak yang diperlukan untuk mencapai keadaan masa depan yang diinginkan. Rencana strategis tata kelola informasi harus mendukung dan sejalan dengan rencana strategis organisasi secara keseluruhan. Renstra atau rencana strategis menggambarkan hal – hal yang harus dicapai di masa depan. Dalam menyusun renstra dapat dimulai dengan melakukan analisis SWOT.

Sumber daya yang dibutuhkan untuk mengembangkan dan melaksanakan rencana strategis adalah waktu, sumber daya manusia, dan anggaran. Waktu adalah elemen penting. Tidak mungkin meminta manajer untuk mengambil waktu dari tugas mereka yang lain untuk berpartisipasi dalam sebuah proyek jika tidak ada dekrit eksekutif dan tindak lanjut, dukungan, dan komunikasi yang konsisten. Sponsor eksekutif adalah praktik terbaik. Dan, tentu saja, tanpa anggaran yang dialokasikan, tidak ada program yang bisa berjalan. Semakin tinggi sponsor eksekutif dalam organisasi, maka akan menjadi semakin baik. Sponsor eksekutif juga sangat penting dalam keberhasilan proyek.

Jika CEO bukan sponsornya, maka eksekutif tingkat tinggi lainnya harus memimpin upaya dan bertanggung jawab untuk memenuhi pencapaian saat program berjalan. Program tanpa sponsor eksekutif atau yang tidak antusias dapat kehilangan momentum dan fokus, terutama karena proyek dan program yang bersaing dievaluasi dan diimplementasikan. Kegagalan program adalah risiko besar tanpa sponsor eksekutif yang kuat. Tanpa kepemimpinan tingkat tinggi yang kuat, ketika keadaan menjadi serba salah, saling tuding dan permainan politik dapat mengambil alih, menghambat kemajuan dan kerja sama. Sponsor eksekutif harus terlibat secara aktif, melacak tujuan dan pencapaian program secara teratur, terjadwal dan memastikan mereka selaras dengan tujuan bisnis. Dia harus menyadari setiap hambatan atau perselisihan yang muncul, mengambil peran aktif dalam menyelesaikannya, dan mendorong program ke depan.

Peran sponsor eksekutif adalah tingkat tinggi, membutuhkan perhatian berkala dan teratur terhadap status program, terutama dengan masalah anggaran, sumber daya staf, dan kemajuan pencapaian. Peran manajer program atau proyek (PM) lebih rinci dan sehari-hari, melacak tugas-tugas tertentu yang harus dijalankan untuk membuat kemajuan menuju tonggak. Kedua peran itu penting. PM yang cerdas membawa sponsor eksekutif untuk mendorong segala sesuatunya ketika otoritas lebih dibutuhkan tetapi cadangan modal proyek tersebut untuk masalah-masalah yang sama sekali tidak dapat diselesaikan tanpa intervensi eksekutif. Yang terbaik bagi PM adalah memberi tahu sponsor eksekutif sepenuhnya tetapi meminta bantuan hanya jika benar-benar diperlukan.

Pada saat yang sama, PM harus mengelola hubungan dengan sponsor eksekutif, mungkin dengan beberapa pengingat lembut, bujukan, atau dorongan, untuk memastikan bahwa peran dan tugas sponsor eksekutif terpenuhi. Sponsor eksekutif melayani enam tujuan utama pada sebuah proyek, yaitu anggaran (budget), planning and control, pengambilan keputusan, ecpectation management, antisipasi dan persetujuan. Peran dari sponsor eksekutif semakin berkembang seiring berjalannya waktu. Untuk menjalankan program, sponsor eksekutif harus membuat kasus bisnis dan mendapatkan dana anggaran yang memadai.

Sponsor eksekutif perlu menunjuk seorang manajer program (PM) IG. Bergantung pada fokus upaya IG, orang tersebut dapat berasal dari beberapa bidang, termasuk hukum, privasi, keamanan siber, kepatuhan, manajemen risiko, manajemen catatan, atau TI. Manajer program dalam setiap bidang dimintai tanggung jawab dalam bidang fungsional mereka, namun akan ada tumpang tindih sehingga menjadi membuat beberapa kelompok kecil yang memuat berbagai bidang.

Rencana IG harus membawa pendekatan standar di seluruh spektrum penggunaan dan manajemen informasi dalam organisasi dan harus ditempa untuk mengakomodasi akuisisi teknologi baru. Rencana dari IG (Information Governance), harus selaras dan sinkron dengan rencana strategis, sasaran, dan tujuan bisnis organisasi secara keseluruhan. Rencana IG juga perlu diintegrasikan dengan strategi TI dan harus mempertimbangkan pendekatan organisasi terhadap TI. Organisasi juga akan memiliki rencana TI yang harus selaras dengan rencana strategis untuk mendukung tujuan bisnis secara keseluruhan. Strategi TI mungkin beralih ke pendekatan berbasis cloud, yang berarti bahwa solusi berbasis cloud harus dipertimbangkan terlebih dahulu, agar selaras dengan rencana TI. Atau, strategi TI dapat mengubah akuisisi baru ke sistem keuangan dan akuntansi internal organisasi dan melatih karyawan baru untuk menggunakan aplikasi perangkat lunak yang ada di bawah payung rencana IG. Hasil dari proses menyelaraskan upaya IG dengan strategi TI dan rencana strategis organisasi secara keseluruhan akan berarti, idealnya, upaya karyawan lebih efisien dan produktif karena mereka secara konsisten bergerak menuju pencapaian tujuan strategis organisasi secara keseluruhan. Organisasi akan lebih sehat dan akan memiliki lebih sedikit perbedaan pendapat dan kebingungan dengan kebijakan IG yang jelas yang memanfaatkan strategi TI dan membantu karyawan mengejar tujuan bisnis secara keseluruhan. IG membutuhkan IT untuk mendukung dan memantau implementasi kebijakan.

Dalam perancanaan, kondisi bisnis dan lingkungan ekonomi perlu diperhatikan. Jika ekonomi berada pada siklus turun, dan terutama jika sektor bisnis terkena dampak negatif, sumber daya mungkin lebih langka daripada di masa yang lebih baik. Oleh karena itu, mungkin lebih sulit untuk mendapatkan persetujuan anggaran untuk pengeluaran program yang diperlukan, seperti teknologi baru, staf, materi pelatihan, komunikasi, dan sebagainya. Ini berarti paket IG mungkin perlu dikurangi atau cakupannya dikurangi.

 Pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik akan meningkatkan daya saing organisasi dalam jangka panjang, tetapi mungkin sulit untuk menyebutkan contoh spesifik di mana biaya dapat dihemat atau pendapatan meningkat sebagai akibat dari “keputusan yang lebih baik” yang seharusnya terjadi melalui IG yang lebih baik. Proses keputusan Anda harus mencakup pertimbangan untuk masa depan dan perubahan masa depan yang diantisipasi. Perubahan dalam lingkungan hukum dan peraturan terjadi berdasarkan pemimpin politik yang ada dan undang-undang yang tertunda.

Contoh praktik terbaik IG yang mencakup sejumlah bidang dimana IG memiliki dampak atau harus menjadi pertimbangan utama:

1.    Sponsor eksekutif sangat penting.

2.    Membentuk dewan IG lintas fungsi atau komite pengarah.

3.    Buat Piagam Program IG formal untuk panduan.

4.    Kembangkan strategi organisasi secara keseluruhan untuk program IG.

5.    IG bukanlah sebuah proyek, melainkan sebuah program yang sedang berjalan.

6.    Menggunakan kerangka kerja IG atau model kedewasaan sangat membantu dalam menilai dan memandu program IG.

7.    Proses bisnis harus didesain ulang saat menerapkan teknologi baru untuk merampingkan operasi dan memaksimalkan dampak.

8.    Manfaatkan analitik untuk meningkatkan pengambilan keputusan dan mungkin menemukan nilai baru.

9.    Fokuskan upaya tata kelola data pada kualitas data.

10.Membuat istilah metadata standar harus menjadi bagian dari upaya IG yang memungkinkan pencarian dan pengambilan catatan yang lebih cepat, lebih lengkap, dan lebih akurat.

11.Penghapusan puing-puing data dan informasi yang dapat dipertahankan yang tidak lagi memiliki nilai sangat penting di era Big Data.

12.Kebijakan IG harus dikembangkan sebelum teknologi yang memungkinkan diterapkan untuk membantu penegakan.

13.Untuk menyediakan keamanan dokumen elektronik yang komprehensif di sepanjang siklus hidup dokumen, dokumen harus diamankan saat dibuat menggunakan teknologi yang sangat canggih, seperti teknologi manajemen hak informasi.

14.Jadwal penyimpanan arsip dan proses pemberitahuan penahanan hukum adalah dua elemen dasar dari program IG yang mendasar.

15.Rencana mitigasi risiko informasi adalah bagian penting dari proses perencanaan IG

16.Metrik yang tepat diperlukan untuk mengukur kesesuaian dan kinerja program IG

17.Program IG harus diaudit untuk efektivitasnya.

18.Proses bisnis harus didesain ulang untuk meningkatkan dan mengoptimalkan pengelolaan dan keamanan informasi dan terutama informasi yang paling penting, catatan elektronik, sebelum menerapkan teknologi yang memungkinkan.

19.Pengarsipan pesan email pribadi harus dilarang.

20.Retensi destruktif email membantu mengurangi biaya penyimpanan dan risiko hukum sekaligus meningkatkan "kemampuan untuk menemukan" catatan penting.

21.Beberapa aset informasi digital harus dilestarikan secara permanen sebagai bagian dari warisan dokumenter organisasi

B.      Perencanaan Strategis dan Praktik Terbaik Untuk Tata Kelola Informasi

Dalam merumuskan rencana strategis, harus memahami semua informasi dan masukan yang telah dikumpulkan oleh tim. Setiap tim akan saling memberi dan menerima. Rumusan rencana yang telah di kumpulkan akan disintesiskan, lalu di prioritaskan. Bagian tersulit adalah menyelaraskan dengan tujuan dan sasaran organisasi. Teknik yang baik untuk mengingat tujuan dan sasaran mungkin adalah dengan memasangnya dengan jelas di ruang rapat tempat sesi strategi ini berlangsung. Ini akan membantu menjaga tim IG tetap fokus.

Dalam menyusun rencana strategis, Sponsor eksekutif sangat penting untuk keberhasilan proyek. Tidak ada pengganti. Tanpa itu, sebuah proyek berisiko gagal. Peran dari sposor eksekutif sangat tinggi. Sponsor eksekutif harus terkait langsung dengan keberhasilan program, terlibat penuh dalam dan menyadari program, dan secara aktif menghilangkan hambatan dan menyelesaikan masalah. Untuk mencapai strategi tersebut, perlu dibentuk tim-tim kecil yang mencakup kepentingan lintas fungsi dari berbagai departemen, termasuk hukum, manajemen arsip, TI, dan manajemen risiko. Rencana strategis juga harus selaras dan sinkron dengan rencana strategis, sasaran dan tujuan bisnis organisasi secara keseluruhan. Selain itu, tren dan kondisi lingkungan bisnis internal dan eksternal harus dimasukkan dalam rencana strategis. Semua temuan analisis terkait faktor eksternl dan internal dimasukkan dalam rencana strategis dan dikembangkan lalu diprioritaskan. Buat subprogram pendukung untuk memulai upaya program IG.