Tata Kelola Informasi Pada E-mail dan Pesan Singkat

 

Sumber: Pinterest.com

Tata Kelola Informasi Pada E-mail dan Pesan Singkat

Oleh Kelompok 7

1. Bella Oktavani Manihuruk

2. Izmi Unaissah

A.      Tata Kelola Informasi pada E-mail dan Pesan Singkat

E-mail atau pesan elektronik berbasis teknologi merupakan salah satu fokus pada sistem tata kelola informasi. Dengan melihat persentase penggunaan e-mail sebagai perangkat lunak yang banyak digunakan oleh para pekerja, baik dalam bidang publik atau bisnis, sebagai media dalam penyebaran informasi juga alat komunikasi sesama anggota. Pada tahun 2014-2018, diperkirakan bahwa rata-rata pekerja menerima e-mail sebanyak 90x juga mengirim e-mail sebanyak 40x. Berdasarkan hal tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa masyarakat, terlebih pekerja, menggunakan e-mail sebagai media yang dapat digunakan untuk keperluan pribadi sampai keperluan pekerjaan. 

Dengan melihat perkembangan dalam penggunaan e-mail yang bisa digabungkan dengan keperluan pribadi, penggunaan e-mail juga memberikan kerugian jika tidak waspada dan tidak memperhatikan segala kegiatan yang berlangsung. Lebih dari 90% data pribadi bersumber e-mail tersebar secara ilegal. Perbuatan tersebut dilakukan oleh hacker atau seseorang yang memiliki kemampuan untuk meretas informasi pribadi bersumber web bahkan aplikasi. Kerugian yang disebabkan pun beragam karena para hacker biasanya mengambil informasi yang dapat mereka jual secara bebas di situs perdagangan informasi ilegal.

B.      Risiko Penggunaan E-mail dalam Dunia Kerja

Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh salah satu penyedia layanan e-mail, didapatkan bahwa hampir 80% karyawan suatu perusahaan menggunakan email pribadi untuk mengirim pekerjaan mereka dan 20% lainnya melakukan hal yang sama, akan tetapi dilakukan secara berulang. Dengan melihat hasil dari penelitian tersebut, dapat dilihat bahwa informasi-informasi milik karyawan bahkan perusahaan tersebut berisiko terkena permasalahan di bidang keamanan data yang nantinya dapat menjadi risiko keamanan tak terkendali.

70% dari para responden memahami dan mengetahui dampak juga risiko apa saja yang dapat disebabkan jika mengirim pekerjaan atau dokumen berkaitan dengan perusahaan/organisasi mereka bekerja, akan tetapi hampir 35% dari responden tersebut merasa bahwa mengirim pekerjaan atau dokumen berkaitan dengan perusahaan/organisasi mereka bekerja menggunakan e-mail pribadi merupakan kegiatan yang sah saja atau tidak memberikan pengaruh pada kinerja mereka. Alasannya ada pada efisiensi waktu dan kemudahan dalam melakukan kegiatan kontroling dari luar kantor. Selain itu, alasan terbesar penggunaan e-mail pribadi sebagai media untuk mengirim dan menerima pekerjaan atau dokumen berkaitan dengan tempat bekerja adalah kapasitas maksimum dalam melampirkan file juga terbatasnya ukuran dari file yang akan dilampirkan. Kedua hal tersebut juga dapat menimbulkan masalah dalam aktivitas pengelolaan data. Adanya kedua permasalahan itu menyebabkan para pegawai terpaksa menggunakan e-mail pribadi mereka untuk mengirim dan menerima file atau dokumen berkaitan dengan pekerjaan mereka.

Terlepas dari pekerjaan yang dapat terus berlangsung dan kinerja pekerja tetap stagnan, penggunaan e-mail pribadi sebagai metode alternatif pengiriman dan penerimaan file merupakan metode yang salah. Kegiatan tersebut nantinya akan berkembang menjadi risiko yang berhubungan dengan permasalahan pada legalitas dan peraturan dalam hal perdataan juga informasi perusahaan.

Selain itu, penelitian juga menemukan bahwa secara keseluruhan terdapat kebijakan pada e-mail yang kurang jelas dan lemahnya komunikasi yang sudah tertera pada pedoman. Hal ini secara garis besar membuktikan bahwa terdapat kekurangan pada tata kelola informasi melalui e-mail yang dibuktikan dengan tidak adanya kebijakan juga peraturan dari perusahaan tempat mereka bekerja tentang bahayanya pengiriman dan penerimaan file atau dokumen selain menggunakan e-mail milik perusahaan. Maka dari itu, diperlukannya upgrading dalam hal kebijakan penggunaan e-mail melalui monitoring dan peningkatan keamanan berbasis teknologi agar nantinya segala risiko yang berkaitan dengan eksploitasi data secara ilegal dapat diatasi walau tidak secara keseluruhan.

C.      Pesan Singkat

Pesan cepat atau instant messaging biasanya digunakan pada sektor bisnis dan publik yang sudah memasuki skala besar untuk memudahkan proses kontroling dari jarak jauh, walau dalam segi keamanan data dan informasi sangatlah rendah. 80% dari para pengguna pesan cepat merupakan mereka yang bekerja di bagian humas atau public network yang mana jika dilihat seharusnya dapat diketahui bahwa pesan cepat merupakan suatu media yang perlu memiliki tingkat keamanan tinggi.