Kisi-Kisi dan Langkah-Langkah Pembuatan Manual Mutu, SOP, dan Instruksi Kerja

 

Sumber: Pinterest.com

KISI-KISI DAN LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN MANUAL MUTU, SOP, DAN INSTRUKSI KERJA

oleh Kelompok 6
1. Izmi Unaissah (205030700111018)
2. M. Irfan Sani (205030707111016)
3. Vicky Amalina .S.H. (205030707111012)

Manual Mutu

Manual mutu biasanya digunakan untuk mendeskripsikan sistem mutu yang ada di suatu lembaga/organisasi/perusahaan dengan menggambarkan bagaimana lembaga/perushaaan/organisasi tersebut mampu atau tidak dalam menyediakan jasa. Manual mutu biasanya diperbarui sesuai dengan tuntutan yang diberikan anggota.

•      Kisi-Kisi Dalam Pembuatan Manual Mutu

1. Mengetahui hal yang wajib ada dalam manual mutu, yaitu:

a.    Lingkup Penerapan ISO 9001:2008

b.  Pengecualian, jika terdapat persyaratan yang kurang atau lebih dari persyaratan lingkup penerapan, maka organisasi/lembaga/perusahaan dapat mengecualikan klausal 7 yanga ada pada ISO 9001:2008 dengan menyertakan alasannya.

c.   Interaksi Proses, dalam bagian ini berisi tentang proses produksi sampai distribusi melalui alur pendukung, yaitu HR, IT, ADM, Purchasing, dan lain sebagainya.

2.      Menentukan jenis manual mutu apa yang akan digunakan.

3.      Mengumpulkan semua data yang berkaitan dengan poin pertama.

4.   Meninjau kembali manual mutu yang sudah dibuat minimal satu kali dalam satu tahun agar mengetahui segala permasalahan yang ada. 

•      Langkah-Langkah Dalam Penyusunan Manual Mutu

     1.      Menentukan jenis manual mutu apa yang akan digunakan.

 

2.      Membuat lembar pengendalian yang berisi yaitu:

a.       Lembar pengesahan

b.      Sejarah perubahan

c.       Daftar isi.

 

3.      Masuk ke dalam poin utama yaitu pembuatan manual mutu yang berisi:

a.       Tujuan

b.      Ruang lingkup sistem manajemen mutu

c.       Pengecualian persyaratan ISO 9001:2008

d.      Pengendalian serta distribusi manual mutu

 

4.      Membuat bagian pendahuluan yang berisi:

a.       Profil perusahaan

b.      Visi dan misi

c.       Kebijakan mutu

d.      Sasaran mutu perusahaan

e.       Sasaran mutu bidang

f.        Peta produksi atau operasi layanan

 

5.      Membuat sistem manajemen mutu guna mengetahui hal-hal yang harus diperhatikan selama manual mutu berlaku, terdiri dari:

a.       Persyaratan umum

b.      Persyaratan dokumentasi

c.       Umum

d.      Manual mutu

e.       Pengendalian dokumen

f.     Pengendalian rekaman 

6.      Menentukan tanggung jawab manajemen yang terdiri dari:

a.       Komitmen manajemen

b.      Fokus pelanggan

c.       Kebijakan mutu

d.      Perencanaan

e.       Sasaran mutu

f.        Perencanaan sistem manajemen mutu

g.      Tanggung jawab, wewenang, dan komunikasi

h.      Wakil manajemen

i.        Tinjauan manajemen

j.        Umum

k.      Masukan tinjauan

l.        Keluaran tinjauan

 

7.     Menentukan bagaimana cara mengelola sumber daya melalui subbab Pengelolaan Sumber Daya, terdiri dari:

a.       Penyediaan sumber daya

b.      Sumber daya manusia

c.       Umum

d.      Kompetensi, kesadaran, dan pelatihan

e.       Infrastruktur atau sarana-prasarana

f.        Lingkungan kerja

 

8.      Realisasi produk atau operasi layanan, yaitu:

a.       Perencanaan produk atau layanan

b.      Proses berkaitan dengan pelanggan

c.       Penetapan persyaratan pelanggan

d.      Tinjauan persyaratan pelanggan

e.       Komunikasi pelanggan

f.        Perencanaan dan pengembangan produk atau layanan

g.      Pembelian

h.      Pelaksanaan produksi atau layanan

i.        Pengendalian

j.        Validasi proses

k.      Identifikasi dan kemampuan telusur

l.        Milik pelanggan

m.    Perlindungan produk atau layanan

n.      Pengendalian alat ukur dan pemantauan

9.  Melakukan pengukuran, analisis, dan peningkatan (jika membutuhkan) lalu dijadikan subbab baru, terdiri dari:

a.       Umum

b.      Pemantauan dan pengukuran

c.       Kepuasan pelanggan

d.      Audit internal

e.       Pengukuran dan pemantauan proses

f.        Pengukuran dan pemantauan produksi atau layanan

g.      Pengendalian produksi atau operasi

h.      Analisis data

i.        Perbaikan atau peningkatan

j.        Perbaikan atau peningkatan lanjutan

k.      Tindakan perbaikan

l.        Tindakan pencegahan

 

10.  Menyertakan lampiran sebagai bukti tambahan yang terdiri dari:

a.       Struktur organisasi/lembaga/perusahaan

b.  Uraian mengenai tugas wewenang dan kompetensi wakil manajemen, pengendali dokumen, dan auditor internal

c.       Referensi silang standar ISO 9001:2008 dengan dokumentasi sistem manajemen mutu

d.    Bisa juga sertakan lampiran lain yang sekiranya menjadi bukti valid dari segala proses yang sudah dilaksanakan di manual mutu tersebut

11. Melakukan revisi terkait pelaksanaan manual mutu dan ISO 9001:200 jika terdapat kesalahan atau perbedaan dengan lapangan.  

Standar Operasional Prosedur (SOP)

SOP adalah sebuah dokumen yang berisi prosedur kerja dan wajib dikerjakan secara kronologis serta sistematis dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan tertentu dengan tujuan supaya memperoleh hasil kerja paling efektif.

•      Kisi-kisi SOP

1.      Menganalisis/ mengidentifikasi faktor-fator pembentuk SOP.

2.      Pembentukan tim untuk pengembangan SOP.

3.      Melakukan penulisan SOP.

4.      Melakukan langkah pengujian dan review SOP.

5.      Melakukan pengesahan SOP.

6.      Melakukan sosialisasi SOP kepada pengguna.

7.      Monitorinng penerapan SOP dan kontribusi SOP dalam peningkatan kinerja perpustakaan.

•      Langkah-langkah penulisan SOP 

Secara umum pendekatan yang digunakan dalam penyusunan SOP Perpustakaan menggunakan siklus penyusunan SOP yang meliputi empat tahap yaitu:

1. Analisis Kebutuhan SOP 

Dalam langkah awal penyusunan SOP akan dijelaskan mengenai analisis kebutuhan SOP untuk Perpustakaan. Selain itu juga diperlukan identifikasi faktorfaktor yang mungkin bisa mempengaruhi SOP. Kegiatan ini dilakukan melalui observasi langsung ke lapangan untuk melihat kegiatan-kegiatan pekerjaan yang dibuatkan SOP. Berikutnya dikembangkan rencana aksi atau tindak lanjut. Dalam analisis kebutuhan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut: 

1.  Lingkungan operasional, ini meliputi beberapa hal seperti bagaimanakah lingkungan operasional di Perpustakaan apakah sederhana atau kompleks, apakah lingkugan operasional melibatkan bebagai unit yang saling berkaitan dan saling berhubungan. 

2.  Peraturan perundangan dan petunjuk teknis pelaksanaan yang sudah ada atau sudah dikembangan oleh Perpustakaan. 

3.    Kebutuhan Perpustakaan dan stake holder, kebutuhan perpustakaan dan stake holder perlu dirumuskan secara jelas. Apakah semua unit perpustakaan sudah membutuhkan SOP dan apakah kebutuhan tersebut mendesak? 

4.   Adanya kejelasan proses penilaian kebutuhan. Kegiatan ini penting untuk untuk dilakukan dan merupakan gambaran kebutuhan dari lembaga tentang SOP yang akan dikembangkan. Dari sisi inilah nantinya SOP akan dikembangkan. 

Proses penilaian kebutuhan perlu didasarkan pada beberapa aspek berikut: 

a)      dukungan lembaga, 

b)      penilaian kebutuhan, 

c)      daftar SOP yang akan dikembangkan, 

d)      analisis SOP yang telah ada, 

e)      terbitnya dokumen penilaian kebutuhan dalam bentuk laporan. 

5.      Pengembangan SOP 

        Dalam langkah kedua akan dibahas mengenai proses pengembangan SOP, dan hal-hal yang diperlukan dalam mendukung pengembangan SOP.

Dalam langkah ini perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 

1)      Pembentukan tim untuk mengembangkan SOP Perpustakaan. 

Tim ini bisa terdiri dari unsur pimpinan dan unsur pelaksana dan juga unsur yang akan mengambangkan SOP. 

2)      Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif dilakukan dengan menggali informasi melalui berbagai cara seperti dengan: teknik wawancara, teknik Observasi, teknik dokumentasi. 

3)  Analisis dan pemilihan alternatif, setelah tahap pengumpulan informasi dilakukan kemudian tim mulai analisis dari bahan yang telah terkumpul. Selanjutrnya tim akan menentukan berbabagi alternatif dari kegiatan pengembangan SOP baik yang menyangkut materi maupun cara dan bahkan sampai pada analis tentang alur yang akan dibuat. 

4)      Penulisan SOP 

Penulisan SOP perlu dilakukan secara cermat sehingga dapat dihasilkan sebuah SOP yang bisa dipertanggungjawabkan dengan baik. Penulisan perlu mengacu pada format SOP dan memilih format mana yang akan digunakan oleh perpustakaan yang mengembangkan SOP. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam penulisan SOP adalah: tingkat ketelitian, kejelasan dan ketepatan.

5)      Pengujian dan Review  SOP 

SOP yang telah dikembangkan perlu dilakukan pengujian atau review. Langkah pengujian dan review bisa dilakukan sebagai berikut:

a.  Dikirimkan kepada pihak-pihak yang secara langsug terlibat (calon pengguna) dalam prosedur SOP yang dimaksud untuk memperoleh masukan. Masukan dari calaon pengguna ini sangat penting untuk dilakukan. 

b.  Melakukan simulasi untuk melihat sejauh mana SOP dapat berjalan sesuai dengan kondisi yang nyata. Dengan simulasi dapat diketahui berbagai kelemahan dan prosedur-prosedur yang perlu diperbaiki sesuai dengan kondisi lapangan. 

c.    Melakukan uji coba dalam kegiatann nyata pada perpustakaan. Dengan cara ini kan diperoleh gambaran secara nyata bagaimana SOP dilaksanakan dalam organisasi perpustakaan. Apakah masih perlu perbaikan dan perubahan. 

d.  Melakukan review dari hasil uji coba untuk perbaikan SOP. Hasil review perlu dikerjakan dalam bentuk tim sehingga bisa lebih obyektif dan komprehensif.

6.)   Pengesahan SOP 

Pengesahan SOP dilakukan oleh kepala perpustakaan atau bisa dilakukan pada tingkat Rektorat. Hal ini dimaksudkan agar SOP mempunyai kekuatan yang mengikat lembaga. 

7.)   Penerapan SOP 

Dalam bagian ini dijelaskan tentang perencanaan implementasi, langkah- langkah yang diperlukan untuk sosialisasi SOP kepada para pengguna, pendistribusian SOP kepada pengguna, analisis kebutuhan pelatihan (jika diperlukan) serta pengembangan mekanisme pengawasan kerja. Kegiatan penerapan SOP meliputi langkah-langkah sebagai berikut: 

1)      Perencanaan penerapan SOP. 

Perencanaan penerapan SOP perlu dilakukan secara sungguhsungguh agar SOP yang akan dipakai dapat segera dipahami oleh staf pelaksana. Ada beberapa persiapan yang perlu dicermati antara lain:

a.   berapa banyak SOP yang akan diterapkan 

b.  siapa yang menjadi target penerapan 

c.   informasi apa yang akan disampaikan kepada target 

d.  bagaimana cara penyebaran informasi SOP yang efektif 

e.   bagaimana cara pemantauan pelaksanaan 

2)      Distribusi kepada unit-unit 

Pada tahap ini SOP mulai didistribusikan ke masing-masing unit yang akan            menerapkan SOP. Pendistribusian SOP harus serentak sehingga semua unit akan         melaksanakan secara serentak pula. 

3)      Pelatihan pemahaman SOP 

a.   penilaian kebutuhan pelatihan 

b.  materi pelatihan 

c.   Pemilihan peserta 

d.  pemilihan instruktur 

e.   kompetensi yang diharapksn dari hasil pelatihan 

f.    penjadwalan dan administrasi 

4)      Supervisi 

Kegiatan ini perlu dilakukan dengan cara mengamati dan melakukan pengawasan apakah SOP sudah dilakasanakan dan seberapa jauh SOP tersebut bisa dilaksanakan dengan baik. 

8.)   Monitoring dan Evaluasi 

Pada langkah ini dibahas tentang mekanisme monitoring untuk melihat seberapa jauh penerapan SOP dan bagaimana SOP bisa memberikan kontribusi terhadap peningkatan kinerja Perpustakaan. Sementara itu untuk evaluasi akan difokuskan pada penilaian SOP itu sendiri apakah perlu ada perubahan dan penambahan. Kegiatan ini menjadi masukan bagi Perpustakaan untuk langkah mendatang. Kegiatan ini meliputi langkah: 

a.       Monitoring 

        Perpustakaan perlu menyiapkan mekanisme monitoring kinerja dan memastikan bahwa SOP bisa dilaksanakan dengan baik. Proses ini diarahkan untuk membandingkan dan memastikan kinerja pelaksana sesuai dengan maksud dan tujuan yang terdapat dalam SOP, melakukan identifikasi, permasalahan yang timbul, menentukan cara untuk meningkatkan hasil implementasi, dan atau menyediakan dukungan tambahan jika diperlukan. Monitoring harus disertai sistem pengukuran antra kinerja staf dengan kinerja yang diharapkan. Metode monitoring yang dapat digunakan antara lain berupa: a) observasi supervisor, b) interview dengan pelaksana, c) interview dengan user,  d) pertemuan dan diskusi kelompok kerja e) pengarahan dalam pelaksanaan. 

b.      Evaluasi 

Sebenarnya secara substansial SOP akan membantu kinerja perpustakaan menjadi lebih produktif. Selain hal tersebut SOP juga dapat menjadikan perpustakaan lebih efektif dan lebih kohesif. Tidak selamanya SOP berlaku secara permanen, setiap perubahan di perpustakaan akan selalu membawa perubahan terhadap SOP yang diaplikasikan. Oleh sebab itu SOP perlu secara terus menerus untuk dievaluasi agar prosedur dalam perpustakaan selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang optimal. Evaluasi sebagai langkah tindak lanjut dari monitoring dapat meliputi substansi SOP itu sendiri atau dan proses penerapannya.  c. Tipe Dan Format SOP 

Selain berdasarkan pada siklus pengembangan SOP, perlu juga ditentukan tipe atau model SOP yang akan dikembangkan. Secara umum ada tiga model SOP yaitu : 

1)      SOP Teknis (technical SOP) SOP teknis disusun untuk berbagai kegiatan teknis. Model teknis biasanya banyak digunakan di lingkungan industri dan laboratorium. 

2)      SOP Administratis (administrative SOP) SOP administratif digunakan untuk menyusun berbagai macam kegiatan administratif, biasa untuk menggambarkan alur kerja dan prosedur kerja di kantor, untuk prosedur audit pekerjaan dan sebagainya. 

3)      SOP gabungan model Teknis dan model Administratif. SOP ini merupakan gabungan dari dua jenis SOP di atas. Biasanya ini digunakan untuk menentukan prosedur kerja yang sifatnya teknis dan administratif. 

d. Format SOP 

Ada berbagi format SOP ada yang sangat rinci tetapi juga ada yang sederhana. Secara sederhana SOP biasanya memuat informasi yang diperlukan dan terindentifikasi sehingga praktis untuk digunakan. Informasi yang terdapat dalam SOP pada umumnya dibuat secara jelas sehingga dapat memberikan informasi bagi pelaksana. Berikut ini informasi yang ada di SOP secara sederhana. 

1.    Judul harus jelas dan menggambarkan aspek kegiatan yang perlu dipandu dengan prosedur kerja secara tetap. 

2.  Tujuan hendaknya dirumuskan secara detail dan jelas sehingga pelaksana SOP mengetahui arah kegiatan secara jelas dan hasil kegiatan yang dikehendaki secara jelas pula. 

3.   Lingkup SOP merupakan proses kegiatan, diterangkan dengan jelas dan lengkap mana yang akan diinput dan mana yang tidak. 

4.    Tanggungjawab dan wewenang (pelaksana dan fungsi organisasi) kemudian diidentifikasi bagian akhir dari teks yang sesuai. 

5. Penyelesaian kegiatan, pada bagian ini tingkat rincian dapat berbeda , tergantung pada rutinitas kegiatan dan metode kerja yang digunakan. 

6. Keterangan tentang kegiatan, tergantung pada kebutuhan organisasi, yang menerangkan proses dengan bagan atau yang sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan berikutnya harus dapat menjelaskan dan menentukan apa yang akan dilaksanakan, oleh siapa, bagian atau unit mana, mengapa, kapan dimana dan bagaimana. Pada keterangan juga harus menginformasikan kendali proses dan kendali aktifitas yang telah ditentukan. Selain itu juga menentukan dokumen yang diperlukan yang berhubungan dengan kegiatan terkait dan menentukan skema. 

7.   Rekaman yang berkaitan dengan aktifitas harus ditentukan dengan pasti. Metode untuk menyimpan arsip dan semua pelaporan harus dinyatakan dengan jelas. 

Instruksi Kerja

 Instruksi Kerja merupakan kumpulan langkah yang dilakukan seseorang untuk menyelesaikan pekerjaan secara aman dan lengkap. Tujuan dari penyusunan pedoman ini yaitu untuk memberikan panduan urutan kerja bagi individu dalam suatu unit kerja dalam menyelesaikan satu jenis pekerjaan.

•       Kisi-kisi Instrusksi Kerja

            1.      Menjelaskan ruang lingkup pekerjaan yang harus dilaksanakan

2.     Menunjukkan Nomor Standard Operating Procedures atau SOP yang menjadi induk dari Instruksi Kerja ini. Dapat dikosongkan bila Instruksi Kerja ini tidak menginduk pada SOP 

3.  Menjelaskan istilah khusus, singkatan ataupun terminologi dalam SOP yang perlu dipahami untuk menyamakan persepsi

4.       Menunjukkan pihak yang akan melaksanakan tugas tersebut

5.       Menjelaskan dokumen yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut

6.       Menjabarkan langkah-langkah instruksional dalam menyelesaikan suatu pekerjaan 

•       Langkah-langkah dalam penyusunan instruksi kerja

            1.       Perhatikan siapa yang akan menggunakan Instruksi Kerja

2.     Sebelum menulis, putuskan ruang lingkup pekerjaan seperti bidang medis, pendidikan, dll. 

3.       Penulisan IK:

§  Jelas dan ringkas

§  Lengkap semua informasi penting yang akan digunakan untuk menjalankan pekerjaan tersebut

§  Obyektif yaitu berisikan fakta, bukan sebuah opini atau pendapat

§  Koheren yaitu menunjukan alur dan urutan langkah untuk menjalankan kegiatan

§  Instruksi Kegiatan bersifat fleksibel dan dapat diubah sewaktu-waktu jika dibutuhkan

§  Mulai dengan kata kerja dan menggunakan kalimat aktif

§  Buat draft terlebih dahulu, agar memudahkan untuk mengkoreksi