Rancangan Manual Mutu, SOP, dan Instruksi Kerja

 

Sumber: Pinterest.com

Rancangan Manual Mutu, SOP, dan Instruksi Kerja

oleh Kelompok 6
1. Izmi Unaissah (205030700111018)
2. M. Irfan Sani (205030707111016)
3. Vicky Amalina .S.H. (205030707111012)

Draft Rancangan Manual Mutu

Manual mutu merupakan salah satu bentuk dari sistem manajemen mutu. Manual mutu dibuat untuk mengawasi semua kegiatan dan tugas dalam suatu organisasi/lembaga/perusahaan untuk memastikan bahwa produk atau layanan yang ditawarkan, serta sarana yang digunakan tercap dengan sifat konsisten. Manual Mutu biasanya dibuat dengan mengikuti aturan ISO 9001:2015 atau ISO 9001:2008, tergantung dengan jenis manual mutu apa yang akan dibuat oleh perusahaan/lembaga/organisasi tersebut.

Terdapat 7 prinsip manajemen mutu ISO 9001:2015, yaitu:

1.    Fokus Pelanggan

2.    Kepemimpinan

3.    Keterlibatan Pihak

4.    Pendekatan Proses

5.    Peningkatan Berkesinambungan’

6.    Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti

7.    Manajemen Hubungan

Kisi-kisi Pembuatan Manual Mutu

1.      Mengetahui hal yang wajib ada dalam manual mutu, yaitu:

a.       Lingkup Penerapan ISO 9001:2008

b.      Pengecualian, jika terdapat persyaratan yang kurang atau lebih dari persyaratan lingkup penerapan, maka organisasi/lembaga/perusahaan dapat mengecualikan klausal 7 yanga ada pada ISO 9001:2008 dengan menyertakan alasannya.

c.       Interaksi Proses, dalam bagian ini berisi tentang proses produksi sampai distribusi melalui alur pendukung, yaitu HR, IT, ADM, Purchasing, dan lain sebagainya.

2.      Menentukan jenis manual mutu apa yang akan digunakan.

3.      Mengumpulkan semua data yang berkaitan dengan poin pertama.

4.      Meninjau kembali manual mutu yang sudah dibuat minimal satu kali dalam satu tahun agar mengetahui segala permasalahan yang ada.

 

Langkah-langkah Pembuatan Manual Mutu

Draft	Isi
Lembar Pengendalian	1.      Lembar Pengesahan
	2.      Sejarah Perubahan
	3.      Daftar Isi
Komponen Manual Mutu	1.      Tujuan	Berisi tujuan dari perusahaan/lembaga/organisasi dalam pembuatan manual mutu. Biasanya bertujuan untuk menerangkan sistem manajemen mutu yang ada di perusahaan/lembaga/organisasi mencakup kebijakan-kebijakan manajemen dalam pengendalian mutu.
	2.      Ruang Lingkup	Ruang lingkup ditentukan dalam rangka meningkatkan mutu produk/layanan dan mencapai kepuasaan pelanggan dengan mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen mutu. Ruang lingkup dapat ditentukan melalui pembagian lokasi, seperti Kantor Pusat, Kantor Cabang, atau Area Layanan.
	3.      Pengecualian Persyaratan ISO 9001:2008	Pengecualian ini dilakukan berdasarkan klausal yang ada di persyaratan standar ISO yang digunakan. Jika terdapat klausal yang dikecualikan dalam pembuatan manual mutu, perusahaan/lembaga/organisasi harus memberikan alasan terkait pengecualian tersebut di bagian ini.
	4. Pengendalian dan Distribusi	Manual mutu nantinya dapat diterbitkan sebagai dokumen terkendali maupun tidak terkendali. Untuk penggunaan internal perusahaan/lembaga/organisasi, maka manual mutu diterbitkan menjadi dokumen terkendali. Sedangkan untuk penggunaan eksternal, maka manual mutu diterbitkan sebagai dokumen tidak terkendali untuk menghindari adanya kesalahgunaan (dijadikan referensi), kecuali ada permintaan khusus.
Pendahuluan	1.      Profil Perusahaan
	2.      Visi dan Misi
	3. Kebijakan Mutu	Berdasarkan klausal 3.2.4 dalam ISO 9001:2008, kebijakan mutu ialah tujuan dan arahan sebuah organisasi secara menyeluruh yang terkait dengan mutu yang dinyatakan resmi oleh pusat pimpinan. Biasanya terdiri dari tanggung jawab pimpinan dan tujuan dari kebijakan mutu.
	4. Sasaran Mutu Perusahaan	Sasaran mutu perusahaan berisi target yang ingin dicapai suatu perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Organisasi harus menetapkan sasaran mutu pada fungsi, tingkat, dan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu. Sasaran mutu harus memperhatikan:                                                                                          - Konsisten dengan kebijakan mutu - Dapat diukur - Memperhitungkan persyaratan yang berlaku - Relevan untuk kesesuaian produk dan jasa dan untuk peningkatan kepuasan pelanggan - Harus dipantau - Harus dikomunikasikan - Diperbarui sesuai kebutuhan
	5.      Sasaran Mutu Bidang
	6.      Peta Produksi atau Operasi layanan
Sistem Manajemen Mutu	1.      Persyaratan Umum	Organisasi harus menetapkan, menerapkan, memelihara, dan meningkatkan sistem manajemen mutu melalui proses yang sesuai dengan persyaratan ISO yang digunakan.
	2.      Persyaratan Dokumentasi	Berdasarkan klausul 4.2.1 dalam ISO 9001 disebutkan bahwa dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup, yaitu: a. Kebijakan dan sasaran mutu b. Manual atau oedoman mutu c. Prosedur yang dipersyaratkan standar d. Rekaman atau catatan mutu yang dipersyaratkan e. Dokumen yang diperlukan untuk memastikan efektivitas perencanaan, operasi, dan kendali prosesnya
	3.      Umum
	4.      Manual Mutu
	5.      Pengendalian Dokumen	Berkaitan dengan pengambilan dokumen dan penerapannya.
	6.      Pengendalian Rekaman	Berkaitan dengan pengambilan rekaman dan penerapannya.
Tanggung Jawab Manajemen	1.      Komitmen Manajemen	Terdiri dari:                                                                                                1. Menetapkan kebijakan mutu 2. Membuat sasaran mutu 3. Menyediakan sumber daya 4. Menunjuk wakil manajemen 5. Manajemen review
	2.      Fokus Pelanggaran	Fokus pelanggaran merupakan penjelasan lanjut mengenai pengecualian persyaratan ISO dan pelanggaran apa saja yang memiliki kaitan dengan perusahaan/lembaga/organisasi
	3.      Kebijakan Mutu
	4.      Perencanaan
	5.      Sasaran Mutu	Sama seperti yang sudah dijelaskan di bagian pendahuluan.
	6.      Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
	7.      Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi	Bertanggung jawab atas pelaksanaan 6 prosedur wajib yang meliputi prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman mutu, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan, prosedur tindakan pencegahan, dan prosedur audit internal.
	8.      Wakil Manajemen	Memiliki tanggung jawab antara lain:                                                              a) Memastikan bahwa proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, dilaksanakan dan dipelihara, b) Melaporkan pada manajemen puncak mengenai kinerja SMM ( sistem manajemen mutu)  dan setiap kebutuhan untuk koreksi c) Memastikan promosi kepedulian  mengenai persyartan pelanggan di seluruh organisasi
	9.      Tinjauan Manajemen	Melaksanakan evaluasi terkait dengan penilaian terhadpa keefektifan manajemen mutu, apakah berjalan secara konsisten atau tidak.
	10.  Umum
	11.  Masukan Tinjauan
	12.  Keluaran Tinjauan
Pengelolaan Sumber Daya	1.      Penyediaan Sumber Daya
	2.      Sumber Daya Manusia
	3.      Umum
	4.      Kompetensi, Kesadaran, dan Pelatihan
	5.      Infrastruktur atau Sarana-Prasarana
	6.      Lingkungan Kerja
Realisasi Produk atau Operasi Layana	1.      Perencanaan Produk atau Layanan
	2.      Proses Berkaitan dengan Pelanggan
	3.      Penetapan Persyaratan Pelanggan
	4.      Tinjauan Persyaratan Pelanggan
	5.      Komunikasi Pelanggan
	6.      Perencanaan dan Pengembangan Produk atau Layanan
	7.      Pembelian
	8.      Pelakasanaan Produksi atau Layanan
	9.      Pengendalian
	10.  Validasi Proses
	11.  Identifikasi dan Kemampuan Telusur
	12.  Milik Pelanggan
	13.  Perlindungan Produk atau Layanan
	14.  Pengendalian Alat Ukur dan Pemantauan
Lampiran	1.      Struktur Organisasi/Lembaga/Perusahaan
	2.      Uraian Mengenai Tugas Wewenang dan Kompetensi Wakil Manajemen Pendali Dokumen dan Auditor Internal
	3.      Lampiran untuk membuktikan kevalidan proses

Draft Rancangan SOP

Menurut Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Selain itu, SOP atau Standar Operasional Prosedur dapat dikatakan sebagai dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan
(Insani, 2010:1).

Kisi-kisi Pembuatan SOP

Draft	Isi
Lembar Pengesahan dan Distribusi Dokumen	Menampilkan nama orang dan jabatan yang membuat, memeriksa, dan mengesahkan SOP. Daftar nama orang yang menerima hardcopy SOP  yang resmi, datandai cap basah.
Riwayat perubahan dokumen	Riwayat perubahan yang dilakukan dan paraf yang mensahkan perubahan.
Komponen SOP	Tujuan	Menjelaskan tujuan dari dibuatnya SOP
	Ruang Lingkup	Menjelaskan aktivitas/ kegiatan bisnis apa saja yang termasuk dalam SOP, secara deskriptif menyatakan dimana awal dan akhir prosedur.
	Referensi	Menunjukkan referensi yang menjadi dasar legalitas SOP.
	Definisi	Menjelaskan istilah khusus, terminologi/singkatan yang perlu dipahami untuk persamaan persepsi.
	Penanggung Jawab	Menunjukkan pihak yang bertanggung jawab dan apa yang menjadi tanggung jawabnya.
	Uraian Prosedur	Menjabarkan tahapan/kegiatan kerja melakukan pekerjaan, juga memasukkan turunan rinciannya.
	Diagram Alir Prosedur	Menggambarkan langkah kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap aktor untuk menyelesaikan suatu prosedur.
	Dokumen Terkait	Menunjukkan dokumen yang terkait, yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu prosedur, sesuai dengan nomor urut dokumen yang terdapat dalam diagram alir.
	Lain-Lain	Digunakan untuk menjelaskan bila ada persyaratan lain yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses.

Langkah-langkah Pembuatan SOP

Draft	Isi
Analisis Kebutuhan SOP	Observasi langsung ke lapangan untuk melihat kegiatan-kegiatan pekerjaan yang dibuatkan SOP	Beberapa hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut: -          Lingkungan operasioanl -          Peraturan perundangan dan petunjuk teknis -          Kebutuhan perpustakaan dan stakeholder -          Kejelasan penilaian proses kebutuhan.
Pengembangan SOP	Pembentukan tim untuk mengembangkan SOP Perpustakaan	Terdiri dari: -          Unsur pimpinan -          Unsur pelaksana -          Unsur yang mengambangkan SOP
	Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif	Menggali informasi melalui teknik wawancara, teknik observasi, teknik dokumentasi
	Analisis dan pemilihan alternatif	Tim menganalisis dari bahan yang telah terkumpul
	Penulisan SOP	Penulisan mengacu pada format SOP dan memilih format mana yang akan digunakan oleh perpustakaan yang mengembangkan SOP.
	Pengujian dan review SOP	Langkah pengujian review: -          Dikirimkan pada pihak yang secara langsung terlibat -          Melakukan simulasi untuk melihat sejauh mana SOP dapat berjalan -          Melakukan uji coba dalam kegiatan nyata pada perpustakaan -          Melakukan review dari hasil uji coba untuk perbaikan SOP
	Pengesahan SOP	Dilakukan oleh kepala perpustakaan atau bisa dilakukan pada tingkat rektorat
	Penerapan SOP	-          Dijelaskan mengenai perencanaan implementasi langkah-langkah untuk sosialisasi SOP, pendistribusian SOP, analisis kebutuhan pelatihan, pengembangan mekanisme pengawasan kerja. -          Langkah-langkah kegiatan penerapan SOP: 1.      Perenanaan penerapan SOP 2.      Distribusi kepada unit-unit 3.      Pelatihan pemahaman SOP 4.      Supervisi
	Monitoring dan evaluasi	Membahas tentang mekanisme monitoring untuk melihat seberapa jauh Penerapan dan kontribusi SOP. Untuk evaluasi difokuskan pada penilaian SOP itu sendiri apakah perlu ada perubahan atau penambahan.

Draft Rancangan Instruksi Kerja

Menurut ISO 9001 : 2015, Instruksi kerja adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara  rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung prosedur mutu atau prosedur kerja, secara prinsip instruksi kerja menguraikan bagaimana satu langkah dalam suatu prosedur dilakukan.

Instruksi Kerja merupakan langkah-langkah yang dilakukan seseorang untuk menyelesaikan pekerjaan secara lengkap dan aman. Tujuan dari penyusunan instruksi kerja ini adalah untuk memberikan panduan urutan kerja bagi individu dalam suatu unit kerja dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

Kisi-kisi Pembuatan Instruksi Kerja

Draft	Isi
Lembar Pengesahan	menampilkan nama orang dan jabatan yang membuat, memeriksa, dan mengesahkan Instruksi Kerja
Riwayat Perubahan Dokumen	Menampilkan riwayat perubahan yang dilakukan dengan paraff mengesahkan perubahan
Komponen Instruksi Kerja	Ruang Lingkup	Menjelaskan ruang lingkup pekerjaan yang harus dilaksanakan
	Referensi	Menunjukkan Nomor Standar Operating Procedures atau SOP yang menjadi induk dari Instruksi Kerja ini. dapat dikosongkan bila Instruksi Kerja ini yidak menginduk pada SOP
	Definisi	Menjelaskan istilah khusus, singkatan ataupun terminologi dalam SOP yang perlu dipahami untuk menyamakan persepsi
	Pelaksana	Menunjukkan pihak yang akan melaksanakan tugas tersebut
	Dokumen yang Dibutuhkan	Menjelaskan dokumen yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut
	Instruksi Kerja	Menjabarkan langkah-langkah instrusional dalam menyelesaikan suatu pekerjaan

Langkah-langkah Pembuatan Instruksi Kerja

Langkah-langkah	Deskripsi
Penentuan Proses Kerja	Menentukan proses kegiatan yang akan dibuat instruksi kerja
Pengidentifikasian	Mengidentifikasi setiap kegiatan dalam proses tersebut
Pembuatan Flow-chart	Membuat flow-chart dari proses pengidentifikasian untuk memudahkan pengguna IK untuk membaca flow-chart
Penyusunan Prosedur	Menyusun prosedur dari flow-chart sesuai dengan format yang telah ditentukan
Kooperatif	Dengan disusunnya Instruksi Kerja, diharapkan dapat dilaksanakan dengan sesuai dan bekerja sama antara perusahaan atau institusi dengan karyawan

DAFTAR REFERENSI

bpmuai. 2020. Pedoman Pembuatan Instruksi Kerja (IK). https://bpm.uai.ac.id/wp-content/uploads/2020/01/Pedoman-Pembuatan-Instruksi-Kerja-IK-2019.pdf. diakses pada Januari 2020

https://katigaku.top/2019/12/04/prosedur-vs-instruksi-kerja/#:~:text=Menurut%20ISO%209001%20%3A%202015%20Instruksi,langkah%20dalam%20suatu%20prosedur%20dilakukan.
diakses pada tanggal 1 April 2021

https://portalsurabaya.pikiran-rakyat.com/ (20 Agustus 2020), Pengertian SOP, Tujuan, Fungsi, Manfaat Standard Operating Procedure. diakses pada 1 April 2021

Tidak Diketahui. Jurnal Manajemen. 2021. Manajemen Mutu : Pengertian, Tujuan, Proses, Manfaat Disertai ISO. √ Manajemen Mutu : Pengertian, Tujuan, Proses, Manfaat (LENGKAP) (jurnalmanajemen.com). diakses pada 1 April  2021